Współpraca IChF z Leibniz IPHT – wizyta job shadowing i wywiad z przedstawicielką kierownictwa instytutu w Jenie

W dniach 24–26 lutego w Leibniz Institute of Photonic Technology (Leibniz IPHT) w Jenie odbyła się wizyta typu job shadowing przedstawicielki Instytutu Chemii Fizycznej Polskiej Akademii Nauk (IChF), zrealizowana we współpracy z zespołem komunikacji niemieckiego instytutu.

Wizyta umożliwiła wymianę wiedzy, doświadczeń i praktyk w obszarze komunikacji, istotnych dla wspierania działalności badawczej, rozwoju współpracy wewnątrz- i międzyinstytucjonalnej oraz budowaniu widoczności instytucji w środowisku międzynarodowym. Stanowiła również okazję do dalszego rozwijania współpracy pomiędzy obiema instytucjami, przy czym Leibniz IPHT należy do grona strategicznych partnerów IChF w Europie.

Organizacja komunikacji w Leibniz IPHT

Program wizyty obejmował prezentację struktury działu komunikacji, jego głównych zadań oraz podziału odpowiedzialności w zespole.

Istotnym elementem organizacji pracy w instytucie IPHT w Jenie jest model współkierowania (tandem management), w którym odpowiedzialność za obszar komunikacji spoczywa na dwóch osobach. Obejmuje on zarówno komunikację wewnętrzną, jak i zewnętrzną, co sprzyja spójności działań oraz ich powiązaniu ze strategią instytutu.

Komunikacja wewnętrzna wspiera przepływ informacji i funkcjonowanie zespołu, natomiast komunikacja zewnętrzna koncentruje się na obecności instytutu w przestrzeni publicznej, relacjach z mediami oraz działaniach skierowanych do szerokiego grona odbiorców.

Organizacja wydarzeń naukowych

W trakcie wizyty omówiono również sposób przygotowywania wydarzeń naukowych przez instytut IPHT w Jenie – od etapu planowania po realizację.

Działania te obejmują współpracę z prelegentami i uczestnikami, przygotowanie materiałów informacyjnych oraz koordynację działań komunikacyjnych. Organizowane wydarzenia mają zróżnicowany charakter – od spotkań wewnętrznych po konferencje międzynarodowe oraz inicjatywy łączące środowisko naukowe z sektorem gospodarczym.

Komunikacja cyfrowa i materiały wizualne

Część programu poświęcona była komunikacji cyfrowej, w tym obecności w mediach społecznościowych, fotografii oraz wykorzystaniu materiałów wizualnych.

Rozmowy dotyczyły sposobów przedstawiania zagadnień badawczych w formie zrozumiałej dla różnych grup odbiorców, dostosowywania języka przekazu oraz roli materiałów wizualnych we wspieraniu działań komunikacyjnych.

Projektowanie graficzne i identyfikacja wizualna

Podczas wizyty omówiono znaczenie projektowania graficznego i spójnej identyfikacji wizualnej w komunikacji naukowej.

Grafika wspiera różne formy przekazu – od publikacji i ilustracji naukowych po materiały wykorzystywane podczas wydarzeń i działań informacyjnych. Współpraca grafików z zespołami badawczymi umożliwia przedstawienie złożonych zagadnień w sposób przejrzysty i zrozumiały.

Wywiad z kierownictwem naukowym

Istotnym elementem wizyty był wywiad prof. dr hab. Ute Neugebauer, wicedyrektor ds. naukowych Leibniz IPHT oraz profesor chemii fizycznej na Uniwersytecie Friedricha Schillera w Jenie, udzielony przedstawicielce IChF, dr Annie Przybyło-Józefowicz.

Badania prof. Neugebauer koncentrują się na metodach spektroskopowych, w szczególności wykorzystujących spektroskopię Ramana i fluorescencję, stosowanych w diagnostyce medycznej oraz analizie procesów fizjologicznych.

Na uwagę zasługuje fakt, że prof. Neugebauer została sportretowana jako jedna z postaci w komiksie popularnonaukowym Laser Girl, opracowanym przez zespół komunikacji Leibniz IPHT. Publikacja ta w przystępnej formie przybliża zagadnienia badawcze szerokiemu gronu odbiorców, łącząc narrację fabularną z częścią objaśniającą.

Rozmowa objęła zagadnienia współpracy instytucjonalnej, kształcenia doktorantów, równości płci w środowisku naukowym, modeli przywództwa oraz strategicznej roli komunikacji w instytutach badawczych.

Rozmowa z prof. dr hab. Ute Neugebauer, wicedyrektor IPHT w Jenie ds. naukowych

Jak ocenia Pani rozwój współpracy między IPHT a IChF oraz jej mocne strony?

Współpraca ta rozwinęła się dzięki dostrzeżeniu przez zespoły badawcze wysokiej komplementarności obu instytutów. Wiele zagadnień badawczych podejmowanych w Państwa instytucie jest również przedmiotem badań u nas, a możliwość konfrontacji wyników z inną perspektywą naukową zawsze stanowi istotną wartość.

Tego rodzaju partnerstwa mają szczególne znaczenie przy planowaniu wspólnych projektów, zwłaszcza w ramach programów badawczych Unii Europejskiej. Współpraca z partnerami, których się zna i z którymi można budować relacje długofalowe, przynosi wyraźne korzyści.

Z czasem współpraca nabrała bardzo konkretnego wymiaru. Zespoły badawcze wymieniają się próbkami, pomysłami oraz pracownikami, a naukowcy odwiedzają się wzajemnie, by lepiej się poznać i rozwijać wspólne projekty.

W wielu przypadkach jedna ze stron dysponuje aparaturą, której druga nie posiada, podczas gdy partner wnosi unikatowe próbki lub specjalistyczne kompetencje. Taka wymiana sprzyja powstawaniu nowych wyników i pogłębianiu wiedzy naukowej.

Jakie możliwości dalszego rozwoju tej współpracy Pani dostrzega?

Wraz z pogłębianiem relacji współpraca rozwija się w sposób naturalny. Jednym z jej ważnych elementów są wspólne seminaria doktoranckie, organizowane raz w semestrze, podczas których doktoranci prezentują wyniki swoich badań w formule online.

Zazwyczaj w seminariach uczestniczy po dwóch doktorantów z każdej instytucji, a wydarzenie gromadzi liczną publiczność — często około stu osób. Spotkania te sprzyjają lepszemu poznaniu prowadzonych badań i otwierają nowe możliwości współpracy.

Istotne ramy dla dalszego rozwoju współpracy tworzą również programy badawcze finansowane ze środków europejskich. Rozważana jest także możliwość powołania wspólnego klastra badawczego, w ramach którego kilka zespołów pracowałoby nad wspólnym zagadnieniem naukowym w oparciu o spójną strukturę projektową.

Warto także wspomnieć o programie „Women4Photonics”, który wspiera rozwój młodych badaczek we wczesnych etapach kariery. Młode badaczki z IChF mogą ubiegać się o to finansowanie przygotowując wnioski o środki zewnętrzne (m.in. programy UE, Marie Skłodowska-Curie, Fundacja Alexandra von Humboldta, ERC) we współpracy z naszym instytutem.

Jaką rolę odgrywa współpraca w kształceniu doktorantów?

Dla doktorantów współpraca międzyinstytucjonalna stanowi okazję do poznania badań prowadzonych poza własnym zespołem. Seminaria pozwalają im zobaczyć, czym zajmują się inne instytuty — zarówno w obszarach pokrewnych, jak i zupełnie odmiennych.

Możliwe są także krótkie wizyty badawcze. Zdarzało się już, że badacz przyjeżdżał na tydzień z próbkami, by przeprowadzić pomiary, a następnie wspólnie analizowano uzyskane dane.

Takie kontakty mogą mieć znaczenie dla dalszego rozwoju kariery. Programy takie jak stypendia Marie Skłodowska-Curie zachęcają do pracy za granicą. Jeśli młodzi naukowcy znają już potencjalne zespoły goszczące, łatwiej jest im podjąć kolejny krok.

W jaki sposób Leibniz IPHT realizuje politykę równości płci w praktyce?

Równość płci ma w naszym instytucie duże znaczenie. Wdrażane są programy systemowe, elastyczne rozwiązania organizacyjne oraz praktyczne formy wsparcia, które poprawiają codzienne warunki pracy.

Uczestniczymy m.in. w niemieckim programie certyfikacyjnym Berufundfamilie („Praca i rodzina”), który pomaga instytucjom oceniać środowisko pracy i identyfikować obszary wymagające usprawnień.

Jednym z kluczowych elementów jest elastyczność czasu pracy. Ważne spotkania planowane są w godzinach umożliwiających zapewnienie opieki nad dziećmi, tak aby osoby mające obowiązki rodzinne mogły w pełni uczestniczyć w życiu instytutu.

Dostępne są także rozwiązania praktyczne, takie jak pokój pracy rodzinnej, w którym pracownicy mogą w razie potrzeby przebywać z dziećmi. Pomieszczenie to łączy przestrzeń do pracy z miejscem do zabawy, co ułatwia godzenie obowiązków zawodowych i rodzinnych.

W przypadku konferencji możliwe jest również uzyskanie wsparcia w zakresie opieki nad dziećmi. Choć poszczególne rozwiązania mogą wydawać się niewielkie, łącznie znacząco poprawiają warunki pracy.

Jakie wyzwania w zakresie równowagi płci pozostają aktualne w nauce?

Instytut ma silne zaplecze w dziedzinach takich jak fizyka, matematyka i inżynieria. W niektórych zespołach udział kobiet jest niższy, podczas gdy w innych — zwłaszcza związanych z zastosowaniami biologicznymi — jest on większy.

W całej sieci Leibniza stosowany jest tzw. model kaskadowy. Na poziomie doktoratu proporcje płci są zazwyczaj wyrównane, natomiast na kolejnych etapach kariery udział kobiet stopniowo maleje.

W odpowiedzi na to prowadzone są programy mentoringowe, szkolenia oraz inicjatywy networkingowe, które wspierają rozwój badaczek i zachęcają je do podejmowania ról kierowniczych. Instytut organizuje również warsztaty „Women in Photonics” oraz realizuje program „Women4Photonics”.

Jakie są Pani osobiste doświadczenia jako kobiety na stanowisku kierowniczym w nauce?

Osobiście rzadko doświadczałam trudności wynikających z faktu bycia kobietą w nauce. W większości sytuacji dominował wzajemny szacunek.

Istotnym wsparciem jest dostęp do dobrej opieki nad dziećmi w Jenie. Świadomość, że dzieci mają zapewnioną odpowiednią opiekę, pozwala w pełni skupić się na pracy. Ma to szczególne znaczenie dla badaczy, których rodziny mieszkają daleko.

Jaką rolę odgrywa komunikacja w strategicznym rozwoju instytutu?

Komunikacja ma kluczowe znaczenie zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.

W wymiarze wewnętrznym wspiera przepływ informacji i buduje poczucie wspólnoty. Przy ponad 450 pracownikach — pracujących zarówno na miejscu, jak i w lokalizacjach partnerskich — sprawna komunikacja pozwala każdemu orientować się w działaniach instytutu i własnej roli.

W wymiarze zewnętrznym komunikacja jest równie istotna, ponieważ badania naukowe powinny służyć społeczeństwu. Jako instytucja finansowana ze środków publicznych mamy obowiązek informować o naszej działalności i jej rezultatach.

Znaczna część badań dotyczy zdrowia, nauk o życiu i środowiska, czyli obszarów bezpośrednio wpływających na jakość życia. Komunikacja pozwala docierać z wynikami badań, technologiami i rozwiązaniami do tych, którzy mogą z nich korzystać.

Naukowcy instytutu angażują się również w doradztwo eksperckie i debaty publiczne, przyczyniając się do tego, aby wiedza naukowa była uwzględniana w procesach decyzyjnych na poziomie społecznym i politycznym.

Infrastruktura badawcza

W trakcie wizyty zaprezentowano infrastrukturę badawczą instytutu, w tym wieżę do wyciągania włókien światłowodowych (Fiber Drawing Tower), stanowiącą istotny element zaplecza technologicznego Leibniz IPHT.

Współpraca europejska w obszarze komunikacji naukowej

Wizyta umożliwiła wymianę doświadczeń oraz pogłębienie współpracy w obszarze komunikacji naukowej między obiema instytucjami.

Zebrane doświadczenia wskazują, że wizyty job shadowing mogą sprzyjać rozwijaniu kompetencji oraz wzmacnianiu współpracy między instytucjami badawczymi w Europie.

Perspektywa ta jest szczególnie istotna w kontekście roli IChF jako krajowego ośrodka inicjatywy COALESCE, ukierunkowanej na budowę europejskiego centrum kompetencji w zakresie komunikacji naukowej.

Głos dyrektora IChF

Jak podkreśla dyrektor i prof. Instytutu Chemii Fizycznej PAN, dr hab. Adam Kubas:

„Job shadowing to narzędzie rozwoju instytucjonalnego i budowania partnerstw strategicznych w ujęciu top-down, umożliwiające przenoszenie doświadczeń mobilności naukowej na grunt administracji nauki.

W szerszej perspektywie wspiera profesjonalizację kadr administracyjnych. O ile naukowcy rozwijają się m.in. poprzez publikacje i wymianę wiedzy, o tyle w administracji kluczowe znaczenie mają bezpośrednie kontakty, wymiana dobrych praktyk oraz możliwość obserwacji pracy zespołów działających w podobnych obszarach, choć w odmiennych kontekstach instytucjonalnych, językowych i kulturowych.

W tym sensie job shadowing sprzyja rozwojowi kompetencji w zarządzaniu nauką, odzwierciedlając mechanizmy jej funkcjonowania — oparte w dużej mierze na mobilności, pracy w różnych środowiskach i współpracy między zespołami. Przekłada się to na rozwój sieci współpracy oraz doskonalenie praktyk komunikacyjnych.

Jako krajowy hub inicjatywy COALESCE postrzegamy europejską sieć partnerów jako naturalną przestrzeń wymiany doświadczeń. Wizyty tego rodzaju mogą również przyczyniać się do rozwoju wspólnego europejskiego zasobu wiedzy i dobrych praktyk w zakresie komunikacji naukowej.”

Instytut Chemii Fizycznej PAN składa podziękowania Leibniz Institute of Photonic Technology w Jenie za organizację wizyty i gościnne przyjęcie przedstawicielki IChF. Podziękowania kierujemy do Andrei Borowsky i Lavinii Meier-Ewert wraz z zespołem komunikacji Leibniz IPHT — Kathariny Szulc, Steli Todorovej, Katrin Uhlig i współpracowników — za współpracę i otwartość w dzieleniu się doświadczeniem.

Wizyta stanowi kolejny etap rozwoju współpracy między IChF a Leibniz IPHT.